Manajemen Administrasi dan Kesekretariatan

Dalam sebuah organisasi, salah satu hal yang sangat fital ada di dalamnya adalah tentang administrasi dan kesekretariatan. Dengan adanya system manajemen administrasi dan kesekretariatan yang baik maka akan menjadi baik pula laju perkembangan organisasi tersebut. Di bawah ini salah satu bagian dari manajemen dan kesekretariatan administrasi

A.  MANAJEMEN

o  Secara bahasa, manajemen berasal dari kata manage (to manage) yang berarti “to conduct or to carry on”, to dirrec”, dalam kamus inggris Indonesia, kata mange diartikan ”mengurus, mengatur, melaksanakan, mengelola”.

o  Dalam kamus besar bahasa Indonesia “manajemen diartikan sebagai proses penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran.

o  Secara istilah, manajemen adalah proses mengintegrasikan sumber-sumber yang tidak berhubungan menjadi sistem total untuk menyelesaikan suatu tujuan (Johnson, 1973, dalam Made Pidarta, 004:3).

B.  ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN

o  Administrasi merupakan keseluruhan proses kerjau lebih atas dasarssama dua orang manusia at rasionalitas dan sistematis untuk mencapai tujuan yang ditentukan sebelumnya.

o  Kesekretariatan dapat diartikan sebagai keseluruhan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran (surat-menyurat) dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi.

C.  POLA-POLA PENATAAN ADMINISTRASI

o  Merencanakan (Planning)

o  Menyusun (Arranging)

o  Menghimpun (Collecting)

o  Mencatat (Recording)

o  Mengolah (Processing)

o  Mengendalikan (Controling)

o  Mengirim (Transfering)

o  Menyimpan (Filling)

D.  FUNGSI ADMINISTRASI

Menurut Henry Fayol (Siagian,1994:103), mengemukakan bahwa fungsi –fungsi administrasi dan manajemen adalah :

• Planing
• Organizing
• Commanding
• Koordinating
• Controlling

Fungsi yang lain adalah:

o   Mengadakan pencatatan semua kegiatan

o   Pengendali informasi organisasi

o   Sebagai alat komunikasi organisasi

o   Sebagai pusat dokumentasi organisasi

E.   PRINSIP-PRINSIP ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN

1 fasilitatif; 2 pelayanan prima; 3 legalitas; 4 dinamika; 5 pemberdayaan; 6 informasional; 7 efisiensi dan efektivitas; 8 jaringan kerja; 9 sentralisasi, desentralisasi dan gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi; 10 tepat waktu; 11 telaahan staf; 12 kompetensi; 13 imbalan yang wajar dan adil; dan 14 perlakuan yang sama pada setiap orang.

F.   PRINSIP-PRINSIP ADMINISTRASI KEARSIPAN

Prinsip-prinsip administrasi kearsipan adalah: (1) legalitas, (2) efisiensi, (3) pembakuan, (4) pertanggungjawaban, (5) keterkaitan, (6) ketepatan,(7) keamanan, (8) ketelitian, (9) kejelasan, dan (10) asas gabungan (sentralisasi dan desentralisasi).

G.  ELEMEN KESEKRETARIATAN

o  Sumber Daya Manusia

o  Sekretariat

o  Perlengkapan dan Peralatan kesekretariatan

o  Identitas Organisasi

H.  PENGELOLAAN SISTEM ADMINISTRASI ORGANISASI

o  Pengelolaan surat (meliputi: standarisasi pembuatan surat, pencatatan, pendokumentasian/penyimpanan)

o  Pengelolaan sarana komunikasi internal organisasi

o  Manajemen pengarsipan data dan nformasi

I.     BENTUK-BENTUK PENGARSIPAN

o  Dalam bentuk dokumen tertullis (minimal 2 rangkap)

o  Dalam bentuk file

J.     DATA-DATA DOKUMEN YANG DIARSIPKAN

o   Berkas pendirian organisasi (AD/ART, struktur organisasi, job desk dll)

o   Sistem dan mekanisme standar organisasi

o   Database

o   Surat-surat dll